Procédure pour les soutenances de thèse avec participation d'une partie du jury en visio-conférence

Base réglementaire :

• arrêté du 25 mai 2016, modifié par l'arrêté du 26 août 2022 (cliquez sur "versions" et "comparer" pour voir les modifications) fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat (article 19, § 3)
• arrêté du 27 octobre 2020 relatif au recours à la vidéo-conférence pour la présentation des travaux dans le cadre d’une habilitation à diriger des recherches et d’une soutenance de thèse (article 2)

• Le lieu de soutenance est celui défini dans la demande d'autorisation de soutenance ;
• l'utilisation de la visio-conférence lors de la soutenance de thèse doit rester exceptionnelle ;
• par souci technique, la visio-conférence se fera si possible avec une seule destination.

• La demande de visioconférence est indiquée sur la proposition de jury

• Formulaire de délégation de signature au Président du jury de soutenance de thèse

• la visio-conférence devra être faite à partir d'une salle équipée pour la visio-conférence.
• au moins un membre du jury de part et d'autre doit avoir la possibilité de se connecter à son compte e-mail pour pouvoir échanger les documents.
• le jury présent doit disposer d'un accès téléphonique (international, le cas échéant) avec haut-parleur pendant toute la durée de la procédure de soutenance (pré-réunion du jury, soutenance du/de la candidat(e), délibération du jury).
• en cas de défaillance technique du matériel avant le début de la soutenance (par exemple coupure informatique ou électrique prolongée), la soutenance ne peut avoir lieu que si les conditions habituelles pour sa validité sont respectées de même que la conformité de la composition du jury (notamment : rapport entre membres internes et externes et nombre minimum de membres d'un jury).

• Le/la directeur/trice de thèse présente une demande via le formulaire de proposition de jury. La demande sera recevable uniquement à réception de tous les formulaires de délégations de signature. Merci de n'envoyer qu'un seul email avec tous les documents, ceci améliore le traitement du dossier.

• Il est de la responsabilité du/de la directeur/trice de thèse d'assurer, avec l'aide du responsable technique de la salle de visio-conférence réservée, que les conditions matérielles nécessaires au bon fonctionnement de la visio-conférence sont réunies (en particulier avec des tests préalables) afin de garantir la transmission continue et simultanée des débats.

• Envoi, par le/la directeur/trice de thèse de toutes les informations techniques utiles à la visio-conférence à tous les membres du jury concernés.

• Envoi, de la part du/de la candidat(e), à tout membre du jury en visio-conférence de :

• Il est nécessaire que les différents transparents soient numérotés, car en cas de défaillance du système de visio-conférence en cours de soutenance, tout membre du jury en visio-conférence doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.

• La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visio-conférence. Le public et le/la candidat(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.

• Les procédures pour les soutenances avec visio-conférence demeurent celles en vigueur pour toute soutenance. Concernant la rédaction du procès-verbal de soutenance et les signatures des membres du jury, les règles suivantes s'appliquent :

1. La rédaction du rapport de soutenance suit les règles habituelles. Le texte définitif doit être approuvé par tous les examinateurs, y compris ceux à distance ;
2. L'usage de la visio-conférence devra figurer sur le rapport de soutenance qui attestera également de la bonne transmission des échanges durant toute la durée de la soutenance ;
3. Le procès-verbal et le rapport de soutenance doivent être signés par tous les membres physiquement présents lors de la soutenance et le président du jury signe pour ordre des membres en visio-conférence en indiquant la mention "présent par visio-conférence" ;
4. Les documents sont remis à la scolarité selon la procédure habituelle.